Yöneticiler için haftalık değerlendirme: cuma günü on dakika

Çoğu hafta bir koşuşturmayla biter: bir mesaj daha, bir toplantı daha, sonra pazartesi. Dönüp bakmadığın bir haftayı ne kendine ne de kendi yöneticine anlatabilirsin.

Yöneticiler için haftalık değerlendirme ikisini birden on dakikada çözer. Bu rehber neye bakacağını, her cuma cevaplamaya değer üç soruyu, kimin senden daha çok zamana ihtiyacı olduğunu nasıl fark edeceğini ve bir akşamını almadan güven kuran kısa bir yukarı güncellemeyi nasıl yazacağını anlatıyor.

Yöneticinin neden haftalık değerlendirmeye ihtiyacı var?

Bireysel çalışırken haftan çoğunlukla kendi işindir. Yöneticiyken herkesinkidir: devrettiğin işler, verdiğin sözler, birebirler, hedefler, toplantılar. Hepsine birlikte bakacağın bir an olmazsa iki şey olur.

Küçük sorunlar, büyük sorun olmaya yetecek kadar uzun süre küçük kalır. Ve ekibinin o hafta yaptığı iyi işler kaybolur, çünkü taze iken kimse yazmamıştır.

Cuma günü on dakika ikisini de yakalamaya yeter. Bu bir planlama toplantısı değil. Bir sonraki hafta başlamadan haftayı bir bütün olarak görmek için kısa bir duraktır.

Önce olgulara bak

Herhangi bir soruyu cevaplamadan önce gerçekte ne olduğuna bak:

• Ekibinin bu hafta bitirdiği işler.
• Tarihi geçen işler ve kimde oldukları.
• Yapılan birebirler ve yapılamayanlar.
• Kıpırdayan anahtar sonuçlar ve güveni düşenler.
• Toplantıda geçen saatler.
• Bu hafta insanlar hakkında yazdığın gözlemler.

Önce olgular, değerlendirmeyi dürüst tutar. Bir hafta berbat hissettirip yine de altı işin bittiğini ve beş birebir yapıldığını gösterebilir. İyi hissettirip üç haftadır check-in almamış bir anahtar sonucu da saklayabilir.

Bilerek üç soru

Sonra üç soruyu birkaç satırla cevapla:

1. Bu hafta ekiple ne iyi gitti? Neyi tekrarlayacağını öğrenirsin ve pazartesi insanlara teşekkür edecek somut bir şeyin olur.
2. Ne takıldı ya da beni ne kaygılandırıyor? Yazıya dökülen kaygı, üzerinde çalışılabilen bir soruna dönüşür. Önce olgular: önde ne var, kimin önünde?
3. Gelecek hafta neyi farklı yapacağım? Bir değişiklik yeter. Yeniden bakılacak bir günü olan bir yapılacağa çevir, yoksa iyi bir niyet olarak kalır.

Üç bilinçli bir seçim. Daha azı değerlendirmeyi bir ruh hali kontrolüne çevirir. Daha fazlası ilk yoğun cuma atlanır.

Kimin senden daha çok zamana ihtiyacı var?

Hafta başlamadan bir iki kişinin adını koy, işler ters gittikten sonra değil. Yeni katılan biri, zor bir işte takılmış biri, birebirlerde sessizleşmiş biri. Sonra kontrol et: gerçekten onlarla zaman geçirdin mi?

İşe yarayan işaret temasın yokluğudur. Adını koyduğun biriyle birkaç gün ne birebir ne de ortak bir iş olduysa, ona ulaşma anı odur; bir sonraki değerlendirme değil.

Yöneticine haftalık güncelleme

Yöneticin ekibini çoğunlukla bir şey bozulunca duyar. Her hafta giden kısa bir güncelleme bunu değiştirir. Sırayı sabit tut:

1. Kazanımlar: ekibin bitirdikleri, isimleriyle.
2. Süren işler ve riskler: riskte olan, hâlâ yardım için vakit varken.
3. İhtiyacım olan: bir karar, bir tanıştırma, bir öncelik kararı.
4. Gelecek haftanın odağı: bir iki satır.

Sade sözler ve gerçek sayılar; işi sıfatlar yapmasın. Her hafta gittiğinde sürpriz sorular azalır ve sen odada yokken ekibini savunabilen bir yöneticin olur.

Sık yapılan üç hata

• Değerlendirmeyi plana çevirmek. Cuma günü bütün gelecek haftayı planlamaya kalkarsan on dakika bir saate uzar. Değerlendirme geriye bakar; plan pazartesinin işidir.
• Yalnızca sorunları yazmak. “Ne iyi gitti?” sorusunu atlamak kolaydır. Ama teşekkür edecek somut bir şeyin olmazsa ekip, emeğinin görüldüğünü ancak bir şey bozulunca öğrenir.
• Güncellemeyi süslemek. Yöneticine giden metinde riskleri yumuşatmak o hafta rahatlatır, iki hafta sonra sürpriz olarak geri döner. Riski erken ve sade söylemek, yardım için vakit bırakır.

Alışkanlığa çevirmek

• Her hafta aynı saat. Çoğu kişi için cuma öğleden sonra iyi gider; hafta sonundan önceki son saat zaten derin çalışma saati değildir.
• On dakika, sonra dur. Bir saat süren değerlendirme yoğun bir ayı atlatamaz.
• Eskileri sakla. Dört cuma geriye okumak, tek bir haftanın göstermediği kalıpları gösterir.

Bu alışkanlığın ekibin için değil kendi işin için olan halini istiyorsan on beş dakikada haftalık değerlendirme yazısına bak. Değerlendirme devrettiğin işlerin sessizleştiğini gösteriyorsa çözüm devret, sonra yokla yazısında.

Manager Kit haftalık değerlendirmeyi nasıl kolaylaştırır

Manager Kit içindeki Haftalık değerlendirme modülü olguları senin yerine toplar: ekibinin bitirdiği işler, tarihi geçen işler, yazdığın gözlemler ve diğer modüllerden birebirler, anahtar sonuçlar ve toplantı saatleri. Üç soruyu cevaplarsın, ekibin moralini ve kimin senden daha çok zamana ihtiyacı olduğunu işaretlersin; her sonraki adım İşler’de bir yapılacağa dönüşür. Sonra kit, yöneticine gidecek güncellemenin ilk taslağını olgularından ve cevaplarından, yukarıdaki sırayla yazar. Okursun, istediğini değiştirirsin ve bir e-postaya ya da sohbete kendin kopyalarsın.