İş devretmek: devret, sonra yokla, sessizliğe bırakma

İşi pazartesi devrettin. Net görünüyordu, “tamam” dedi ve iş kafandan çıktı. Üç hafta sonra, teslim günü, işin ilk haftada yoldan çıktığını ve kimsenin bir şey söylemediğini öğreniyorsun.

Devretmenin çoğu böyle bozulur. Devir anında değil, devirden sonraki sessiz haftada. Bu rehber iş devretmek ama sessizliğe bırakmamak için: bir yerine iki tarih, devrederken söylenecekler, yoklamada sorulacak tek soru ve ters yönde işleyen sözler.

Devredilen iş neden sessizleşir?

Birine iş verdiğinde iki tarih önemlidir: ne zaman bitecek ve ne zaman nasıl gittiğini soracaksın. İnsanların unuttuğu ikincisidir.

O olmadan yöneticiler iki alışkanlıktan birine düşer. Bazıları tepesinde dolaşır, iki günde bir sorar; bu da kişiye ona güvenmediğini söyler. Bazıları ise teslim gününe kadar hiçbir şey söylemez ve işin iki hafta önce, yalnızca kendisinin cevaplayabileceği bir soruda takıldığını çok geç öğrenir.

Yoklama tarihi ikisini de çözer. Baştan konuşulduğu için beklenir. Yardım için hâlâ vakit varken gelir.

İki tarih: bitiş ve yoklama

Yoklama tarihini bir ilerleme denetimi değil, bir yardım sözü olarak düşün. Karşındaki kişi için tek bir soruyu cevaplar: yöneticim buna benimle bir daha ne zaman bakacak?

Seçmek için basit bir kural:

• Bitiş tarihi varsa: ondan iki gün önce.
• Bitiş tarihi yoksa: bugünden bir hafta sonra.
• Asla bitiş tarihinden sonra değil. Teslim günü yapılan yoklama sadece bir durum raporudur.

Örneğin yeni müşteri kurulum planını ayın 3’ünde, pazartesi devrediyorsun; teslim 14’ü, cuma. Yoklama 12’si, çarşamba. Plan bir fiyat sorusunda takıldıysa cevaplamak için sıfır değil iki günün olur.

Büyük işlerde birden fazla yokla. Her yoklamadan sonra bir sonrakini bir hafta ileri koy.

Devrederken ne söylemeli?

Net bir devir üç cümle sürer:

1. Adımları değil sonucu. “Yeni müşteriler planı tek başına izleyip bir haftada ilk raporlarına ulaşabilsin.” “A, B ve C bölümleri olan bir doküman yaz” değil.
2. Neden önemli ve kimin için. “Destek ekibine her hafta kafası karışan yeni müşterilerden 20 talep geliyor, satış ekibi de kurulum görüşmelerini bırakmak istiyor.”
3. Neye kendisi karar verebilir, neye senin onayın gerekir. “Biçimi ve araçları sen seç. Bir müşteriye söz vermeden önce bana danış.”

Yoklamada ne sorulur?

İşin çoğunu tek bir soru görür: önünde ne var?

“Nasıl gidiyor?“dan iyidir, çünkü ona verilen cevap “iyi”dir. “Önünde ne var?” bir engel olabileceğini varsayar ve kişiyi onu adlandırmaya çağırır. Cevap çoğu zaman yalnızca senin çözebileceğin bir şeydir: bir karar, bir tanıştırma, bir öncelik kararı.

Örnek bir yoklama şöyle geçer. Sen: “Kurulum planında önünde ne var?” O: “Fiyat sayfasındaki paketler değişecek mi, bilmiyorum; ona göre iki bölüm farklı yazılıyor.” Burada engel onda değil, sende: bir karar. Kararı o gün verirsen plan cuma yetişir. Vermezsen, teslim günü aynı soruyu daha geç duyarsın.

Cevabını, onun kelimeleriyle, işin üstüne bir güncelleme olarak yaz. Sonra bir sonraki yoklamayı koy. İş yolundaysa bir hafta sonra. Sende takıldıysa daha erken; önce kendi payını çöz.

Bir tarih geçtiğinde dili nötr tut. “Üç gün geçti” olanı söyler. “Geç kaldı” ya da “yetiştiremedi” kişi hakkında bir şey söyler ve bir dahaki sefere sana erken haber verme ihtimalini düşürür.

Sözler ters yönde işler

Devretmek iki yönlüdür. “Terfi konunu soracağım” da bir iştir; borçlu olan sensin. “Sana verilere erişim açtıracağım” ya da “teslim tarihini diğer ekiple konuşacağım” da öyle.

Bunları da verdiğin işler gibi, tarihiyle birlikte söz olarak yaz. Tutulan sözler bir yöneticinin güvenilirliğinin çoğudur; en kolay düşenler de küçük olanlardır. Birebir, ona borçlu olduklarınla başlamak için iyi bir yer; bkz. birebir görüşmeler rehberi.

Fazla iş verdiğinin işaretleri

Devretmek insanları sessizce de yükleyebilir. Her kişi için üç işarete bak:

• Aynı anda altı ya da daha fazla açık iş. Bunun fazla olup olmadığını sor.
• Tarihinin üstünden bir hafta ya da daha fazla geçmiş iş. Çoğu zaman kimsenin adını koymadığı bir engelin işaretidir.
• Tarihi geçmiş, senin ona borçlu olduğun şeyler. Onun işi seninkini bekliyor olabilir.

Bunlara haftalık bakmak birkaç dakika sürer ve cuma günkü bir değerlendirmeye iyi oturur. Bkz. yöneticiler için haftalık değerlendirme.

Manager Kit iş devretmeyi nasıl kolaylaştırır

Manager Kit içindeki İşler modülü üç liste tutar: verdiğin işler, verdiğin sözler ve kendi yapılacakların. Birine yoklama tarihi olmadan iş verdiğinde kit tarihi senin yerine koyar: bitiş tarihinden iki gün önce ya da bugünden bir hafta sonra. O gün iş Bu Hafta’ya geri gelir. Cevabını güncelleme olarak eklersin, bir sonraki yoklama kendiliğinden bir hafta ileri gider. Geçen bir tarih “gecikmiş” ya da “başarısız” diye değil, sarı renkte “Tarihi 3 gün geçti” gibi görünür; her kişinin sayfası da tarihinin üstünden bir hafta geçmiş işleri, aynı anda altı ya da daha fazla açık işi ve ona borçlu olduğun şeyleri işaretler.