Haftalık değerlendirme nasıl yapılır: on beş dakikada dört adım

Bir planlama sistemini özenle kurarsın. İki hafta işler. Sonra eski işler birikir, liste gerçek haftanla uyuşmaz olur ve ona güvenmeyi bırakırsın. Bir ay sonra her şeyi yine kafanda taşıyorsundur.

Bunu önleyen alışkanlık haftalık değerlendirmedir. Karne değildir. Gelecek hafta bilerek başlasın diye yapılan kısa bir geriye bakıştır ve doğru yapılınca on beş dakika sürer. Bu yazı haftalık değerlendirmenin nasıl yapıldığını dört adımda, sorulacak üç soruyla ve planlamanın geri kalanına nasıl oturduğuyla anlatıyor.

Haftalık değerlendirme neden önemli

Haftalık değerlendirme, diğer bütün alışkanlıkları ayakta tutan alışkanlıktır. O olmadan planlama sistemi yavaş yavaş bayatlamış işlerle dolar ve iki üç hafta sonra bırakılır. Onunla liste dürüst kalır: listede duran, gerçekten yapmayı düşündüğün şeydir.

Öğrenme döngüsünü de kapatır. Pazartesi yapılan plan bir tahmindir. Cuma yapılan değerlendirme, tahminin nasıl gittiğini gösterir. Bu karşılaştırma olmadan her hafta aynı planlama hatalarını yaparsın; tahminlerin neden kısa kaldığı için zaman körlüğü: zaman neden kayar yazısına bak.

On beş dakikada haftalık değerlendirme

Adım	Süre	Ne yaparsın
1. Bak	3 dk	Haftanın olgularını bir kez oku
2. Üç soru	5 dk	Ne iyi gitti, ne zordu, ne değişecek
3. Bir ila üç aksiyon	3 dk	Değişikliği göreve çevir
4. İleriyi planla	4 dk	Odak, ilerletilecek hedefler, bekleyen işler, haftanın yükü

On beş dakika bilerek kısa. Bir saat süren değerlendirme atlanır. Cuma öğleden sonrası ya da pazar akşamı gibi sabit bir zaman seç ve ona sadık kal.

1. adım: olgulara bak (3 dakika)

Hissettiğinle değil, olanla başla. Bir hafta için işe yarar olgular:

• Biten işler
• Ölçülen zaman ve nereye gittiği
• Tahminlerinin ne kadar yakın olduğu
• Ne okuduğun ve okurken neyi işaretlediğin
• Geçen haftanın aksiyonlarının olup olmadığı

Bir kez oku. Onlarla tartışma. Çarşamba aramalarda kaybolduysa olgu budur. Sorular sonra gelir.

2. adım: üç soruyu cevapla (5 dakika)

1. Ne iyi gitti? Bir iki şey. Küçükler de sayılır.
2. Ne zordu ya da kaydı? Açıkça adını koy.
3. Neyi farklı yapacaksın? Tek bir değişiklik yeter.

Kısa cevaplar daha iyidir. “Aramalar çarşambayı yedi”, odak üzerine bir paragraftan daha işe yarar. Gerçek boyutta bir örnek:

İyi gitti: müşteri özetini iki gün erken bitirdim. Zordu: sunum tahminimin üç katı sürdü. Farklı: sunumlara bir değil üç saat diyeceğim.

3. adım: bir ila üç aksiyon seç (3 dakika)

Düşünce olarak kalan bir değişiklik nadiren gerçekleşir. Onu günü olan bir göreve çevir: “Salı sabahını rapora ayır.” “Haftalık görüşmeyi perşembeye al.” “Sunumlara üç saat de.”

En fazla üç tane. Gelecek haftanın değerlendirmesi her birinin olup olmadığını gösterecek. Alışkanlığı işleten de bu: kendi değişikliklerini haftadan haftaya sınarsın.

4. adım: ileriyi planla (4 dakika)

• Hafta için tek bir odak cümlesi yaz: “Hibe başvurusunu gönder.”
• Bu hafta ilerletilecek hedefleri seç ve her birinin açık bir görevi olduğuna bak. Bkz. kıpırdayan küçük hedefler.
• Bekleyen işler için karar ver: her birini bir güne taşı ya da park et. Üç haftadır günü olmadan bekleyen bir iş bir karar istiyordur.
• Yükü günlere dağıt, her günün gerçekte taşıyabileceğine göre.

Değerlendirme haftanın geri kalanına nasıl oturur

Haftalık değerlendirme basit bir döngünün son adımıdır:

1. Yakala. Aklına bir şey gelince tek satır yaz ve gelen kutusuna at.
2. Ona bir gün ver. Gelen kutusundan bir güne ya da “yapılıyor”a taşı.
3. Şimdi tek işi yap. Yalnızca sıradaki işe bak ve başla.
4. Sayaç öğrensin. İşleri ölçmek, her tür işin sende gerçekte ne kadar sürdüğünü gösterir.
5. Geriye bak, sonra planla. Haftalık değerlendirme döngüyü kapatır ve bir sonrakini başlatır.

İlk gün hepsine ihtiyacın yok. Yakalamak ve haftalık değerlendirmeyle başla; geri kalanını eklemek onlarla kolaylaşır.

Aylık değerlendirme

Ayda bir aynı dört adımı daha geniş bir pencerede, yirmi dakika kadar yap. Hangi hedefler ilerledi, hangi kitaplar bitti, hangi tür iş sürekli kayıyor; bunlara bak. Bir haftanın içinde saklanan örüntüler dört haftada ortaya çıkar.

Haftalık değerlendirmede sık yapılan hatalar

• Uzatmak. Bir saat sürerse yoğun bir haftayı atlatamaz. On beş dakikada tut.
• Kendine not vermek. Değerlendirme karar vermek içindir, yargılamak için değil. Önce olgular, sonra tek bir değişiklik.
• Çok fazla aksiyon. On karar, hiç karar almamakla aynıdır. Bir ila üç seç.
• Planı atlamak. İleriyi planlamadan geriye bakmak, pazartesiyi eskisi kadar belirsiz bırakır.

Time Kit haftalık değerlendirmeyi nasıl hızlandırır

Time Kit içinde değerlendirme olguları kendisi toplar: biten işler, türüne göre ölçülen zaman, tahminlerinin ne kadar yakın olduğu, ne okuduğun ve neyi işaretlediğin, yazdığın notlar ve geçen haftanın aksiyonlarının olup olmadığı. Üç soruyu cevaplarsın; yazdığın aksiyonlar listende göreve dönüşür. Son adım bir odak cümlesi, ilerletilecek hedefler ve okunacakları sorar, bekleyen işleri taşımana ya da park etmene izin verir ve yükü dağıtman için haftalık panoyu açar. Aylık değerlendirme aynı adımları ayın tamamı üzerinden yürütür.