Birebir görüşmeler rehberi: işe yarayan birebir nasıl yapılır

Takviminde ekibindeki her kişiyle bir birebir var. Bazı haftalar haftanın en iyi yarım saati oluyor. Bazı haftalar ise durum raporuna dönüşüyor, on dakika sonra konuşacak bir şey kalmıyor ya da başka bir iş çıktığı için iptal ediliyor.

Bu rehber, insanların gerçekten değer verdiği birebir görüşmeler için: birebir ne işe yarar, ne sıklıkla görüşmeli, basit bir gündem, konuşma tıkandığında işe yarayan sorular ve kişiye gösterebileceğin notlar nasıl tutulur.

Birebir görüşme (birebir) nedir?

Birebir, seninle bir kişi arasında düzenli ve özel bir görüşmedir. Önce onun toplantısıdır: sorunların erken ortaya çıktığı, geri bildirimin iki yönlü aktığı ve kariyerin konuşulduğu yer; hiçbiri acil hale gelmeden önce.

Birebiri önemli yapan bu son kısım. Bir ekipteki sorunların çoğu krize dönüşmeden haftalar önce görünür; onu yaşayan kişiye. Birebir, hâlâ vakit varken sana söyleyebileceği yerdir.

Birebir ne değildir?

• Durum raporu değildir. Süre “412 numaralı iş nerede” ile geçerse başka hiçbir şey söylenmez. Durum bilgisi bir panoda ya da yazılı bir güncellemede durur.
• Performans değerlendirmesi değildir. Ama bir yıllık iyi birebir notu değerlendirmeyi kolay ve adil yapar; hafızadan çalışmazsın.
• Yoğun olunca atlanan toplantı değildir. Ertele, iptal etme. İptal edilen bir birebir kişiye sıralamadaki yerini söyler.

Ne sıklıkla birebir görüşmeli?

Kiminle	Sıklık	Süre
En fazla beş kişilik ekip	Haftada bir	30 dk
Altı ila on kişilik ekip	İki haftada bir	30–45 dk
Kendi yöneticin	İki haftada bir	30 dk
Üst kademe (atlamalı görüşme)	Ayda bir ya da altı haftada bir	30 dk
Mentorluk	Ayda bir	45 dk

Yeni katılanlar daha sık ister: ekip büyüklüğü ne olursa olsun ilk iki ay haftalık.

Toplamı görmek işe yarar. Yedi kişilik ekibi olan ve iki haftada bir 40 dakika görüşen bir yönetici yılda 182 birebir görüşme yapar. Bu yaklaşık 121 saat, kabaca üç iş haftası eder. İyi harcanmış bir zaman; her birini değerli kılmak için de bir sebep.

Basit bir birebir gündemi

30 dakikalık bir birebir beş bölümde iyi işler:

1. Hal hatır ve moral (3 dk). Gerçekten nasılsın? Cevabı dürüstçe not et.
2. Onun konuları (12 dk). Ne getirdiyse. Bu bölüm önce gelir ve en çok zamanı alır.
3. Aranızdaki açık işler (5 dk). Geçen sefer ikinizin de söz verdikleri. Önce senin ona borçlu olduklarınla başla.
4. Senin konuların (6 dk). Söylemen ya da sorman gerekenler. Listen on dakika bekleyebilir.
5. Kapanış (4 dk). Kim neyi ne zamana yapacak ve sonraki sefere ne kalıyor.

Görüşmenin etrafındaki döngü de görüşmenin kendisi kadar önemli: hazırlan (konular, açık işler, son notlar), görüş, aksiyonlarla kısa bir özeti paylaş ve sonraki görüşmeden önce işleri takip et. Açık kalan ne varsa bir sonraki gündeme döner.

Birebiri işe yarar kılan alışkanlıklar

• Önce onun konuları. Senin listen on dakika bekleyebilir.
• Geçen seferin işleriyle aç. Söz verdiğini hatırlayan bir yöneticiden daha hızlı güven kuran bir şey yoktur.
• Her işin bir sahibi ve tarihi olur. “Bir bakalım” kimsenin yapacağı bir iş değildir.
• İki görüşme arasında bir “sonraki sefere” listesi tut. Salı günü aklına gelen konuyu yaz ve kafanda taşımayı bırak.
• Sessizlik olunca iyi bir soru sor.
• Ruh halini dürüstçe işaretle. Aylar içindeki eğilimi görmek içindir, kişiye not vermek için değil.

Birebirde birine iş verdiğinde, ne zaman yoklayacağın bitiş tarihi kadar önemlidir. Ayrıntısı iş devretmek: devret, sonra yokla yazısında.

Birebirde sorulacak iyi sorular

Birebirdeki sessizlik başarısızlık değildir. Genellikle bariz konular bitmiş, işe yarayanlar henüz başlamamış demektir. Manager Kit’in soru bankasındaki 48 sorudan birkaçı:

• Hal hatır: Bu hafta enerjini en çok ne alıyor?
• Öncelikler ve engeller: Önünde, kaldırmama yardım edebileceğim bir engel var mı?
• İki yönlü geri bildirim: Seni daha iyi desteklemek için farklı yapabileceğim bir şey ne?
• Kariyer ve gelişim: Bu çeyrek hangi becerini geliştirmek istiyorsun?
• Ekip ve şirket: Zamanını boşa harcayan bir sürecimiz var mı?
• İlk birebir: Stresli olduğunu nasıl anlarım?
• Kendi yöneticinle: Ekibimi hazırlamam gereken ne geliyor?
• Atlamalı görüşme: Ekipte konuşulan ve liderliğin duyması gereken ne var?

Birini seç, sor ve bekle. İlk cevap çoğu zaman güvenli olandır. İkincisi genellikle gerçek olan.

Notların hakkında

Kişiye gösterebileceğin notlar yaz. Pek çok ülkede çalışan, yöneticisinin kendisi hakkında yazdıklarını görmek isteyebilir ve bu notlar da buna girebilir. Türkiye’de KVKK, kişiye hakkında işlenen verileri öğrenme ve bilgi isteme hakkı tanır. Özel notlar hafızan içindir, gizli bir dosya değil. Bu genel bir bilgidir, hukuki tavsiye değildir.

Birebirde aldığın notlar yıl sonunda adil bir değerlendirmeyi de besler. Bkz. adil performans değerlendirmesi için notlar.

Manager Kit birebirleri nasıl kolaylaştırır

Manager Kit içindeki Birebirler modülü her kişi için bir görüşme sıklığı tutar ve sıradakinin kim olduğunu gösterir; izindeki biri gecikmiş sayılmaz. Hazırlan ekranı onun konularını, seninkileri, aranızdaki açık işleri, hedefleri ve geçen seferin notlarını bir araya getirir. Görüşme modu şablonunun bölümlerinden kapatabileceğin bir sayaçla geçer; yakaladığın her şey yerine gider: yeni iş İşler’e, konular bir sonraki gündeme, gözlemler kişinin sayfasına. Özete neyin gireceğini sen seçersin (konuştuklarınız, ortak notlar, kararlaştırılan işler, kapananlar, sonraki sefer); özel notlar ve gözlemler asla girmez. Özeti kopyalarsın ya da kendi selamlama ve kapanışınla e-posta uygulamanda, Gmail’de veya Outlook’ta taslak olarak açarsın. Moral turu birebirlerin arasında bütün ekibin durumunu hızlıca gösterir; OKR değerlendirmesinde işaretlediğin bir anahtar sonuç, sahibinin sonraki birebir gündemine düşer. Özel notlar bir parolayla şifrelenebilir ve veri senin cihazında kalır.