Adil performans değerlendirmesi için yıl boyu tutulan notlar

Değerlendirme dönemi geliyor, formu açıyorsun ve yılı hatırlamaya çalışıyorsun. Aklına gelenler çoğunlukla son altı hafta: az önce biten proje, salı günü kötü geçen toplantı. Kalan kırk altı hafta gitmiş.

Buna yakınlık yanılgısı denir ve değerlendirmeyi herkes için daha az adil yapar; en iyi işini mart ayında çıkaranlar dahil. Çözüm daha iyi bir hafıza değil. Yıl boyunca, olaylar olduğu gün yazılan kısa performans değerlendirmesi notları. Bu rehber ne yazacağını, ne sıklıkla yazacağını ve bir yıllık notu nasıl bir değerlendirmeye çevireceğini anlatıyor.

Değerlendirme neden son altı haftaya kayar?

Hafıza yakın olanı ve duygusal olanı tutar. Sakin, istikrarlı bir çeyrek neredeyse hiç iz bırakmaz. Tek bir gergin hafta çok iz bırakır. Bu yüzden hafızadan yazılan bir değerlendirme yılın sonuna ve dramatik anlara fazla, geri kalan her şeye az ağırlık verir.

Ayrıca etiketlere kayar. “İletişimi güçlü.” “Daha proaktif olmalı.” Etiketler, ayrıntılar gidince geriye kalanlardır ve üzerine bir şey yapmak zordur. “Daha proaktif ol” yazısını okuyan kimse neyi farklı yapacağını bilmez.

İşe yarayan bir gözlem neye benzer?

Gözlem, aynı gün yazılan iki üç cümledir:

1. Durum. Nerede, ne zaman.
2. Kişinin ne yaptığı. Gördüğün davranış.
3. Neyi değiştirdiği. İşe, ekibe ya da bir müşteriye etkisi.

Etiket değil, gördüğün olgular. Karşılaştır:

Etiket	Gözlem
Harika takım oyuncusu	Salı günkü tasarım toplantısında önce sessiz kalanlara sordu, iki iyi fikir oradan çıktı.
Daha proaktif olmalı	Pazartesi gördüğü test hatasını çarşambaya kadar söylemedi, sürüm iki gün kaydı.
Müşteriyle arası iyi	Gecikmeli müşteriyle görüşmede, müşteri sormadan yeni tarihi ve sebebini anlattı. Müşteri ertesi hafta sözleşmeyi yeniledi.

İkinci sütun bir yıl sonra da işe yarar. Birincisi yaramaz; üstelik değerlendirmede tartışılan da odur, çünkü gösterilecek bir şey yoktur.

İki türü de yaz

İyi gideni de gelişim alanını da aynı sıklıkta yaz. İki sebebi var:

• Dengeli geri bildirim vermesi de duyması da kolaydır. Yalnızca gelişim notlarından oluşan bir değerlendirme, öyle kastedilmese bile bir dosya gibi okunur.
• İyi iş kolay unutulur. Sorunlar olduğu anda dikkat ister; sessiz iyi iş istemez, o yüzden alışkanlık edinmezsen kayda geçmez.

Bir taraf üç ay boyunca boş kalırsa buna dikkat et. “İyi giden”in boş olması çoğu zaman bakmadığın anlamına gelir, iyi giden bir şey olmadığı değil.

Gelişim notları birine karşı tutulan dosya değildir. Bir sonraki konuşmayı somut yapan şeydir. Gelişim notlarının çoğu değerlendirmeden çok önce kişiye ulaşmalı; bir birebirde ya da olayın hemen ardından. Değerlendirmede sürpriz olmamalı.

Ne sıklıkla yazmalı?

Çoğu yönetici için işe yarayan bir alışkanlık: her ekip üyesi için en az iki haftada bir gözlem, aynı gün, iki dakikada. Altı kişilik bir ekipte bu yılda 150 civarı kısa not ve haftada yaklaşık altı dakikalık yazı demek.

Tetikleyici basit. “Bu iyiydi” ya da “bu yerine oturmadı” diye düşündüğünü fark ettiğinde, bir sonraki toplantı başlamadan yaz. Örneğin: “Perşembe günkü müşteri sunumunda soruların yarısını Deniz cevapladı; hazırladığı karşılaştırma tablosu sayesinde müşteri ikinci bir toplantı istemedi.” İki dakika, üç olgu. Altı ay sonra bu cümle, “sunumlarda iyi” etiketinin anlatamadığı her şeyi anlatır. Birebir de bir gözlem not etmek için doğal bir yer; bkz. birebir görüşmeler rehberi.

Bir yıllık notu değerlendirmeye çevirmek

Değerlendirme zamanında dönemin notlarını türlerine göre gruplayıp kişinin bitirdiği işlerle birlikte tek bir yere koy. Sonra oradan yaz:

• Önce hepsini oku, tek kelime yazmadan. Tek tek notların göstermediği kalıplar ortaya çıkar.
• Üç tema seç; genellikle iki güçlü yan ve bir gelişim alanı, her biri iki üç gözlemle desteklenmiş.
• Ayrıntıyı aktar. “Mart sürümünde…” diye başlayan bir cümle her sıfattan daha ağır basar.
• Dengeyi kontrol et. Taslağın tek tarafa yığıldıysa diğer taraftaki notlara dön.

Değerlendirmeyi ve hedefleri ayrı tut

Gözlemler kişinin nasıl çalıştığını anlatır. OKR puanları ekibin bahislerinin tutup tutmadığını. İkisini karıştırmak insanları güvenli hedeflere iter; ayrıntısı OKR hataları yazısında.

Manager Kit adil notlar tutmanı nasıl kolaylaştırır

Manager Kit içinde her kişinin sayfasında bir Gözlemler sekmesi var. Bir not üç türden biridir: iyi giden, gelişim alanı ya da düz bir not; kişinin sayfasından ya da bir birebir sırasında yazabilirsin. Sekme son 90 günün dengesini gösterir ve bir taraf boş kalınca seni dürter; bir ekip üyesinin sayfası 30 gündür gözlem yazılmadığında hatırlatır. Değerlendirme zamanı Dönem özeti, istediğin dönemin notlarını ve biten işlerini şirketinin formuna kopyalayabileceğin tek bir düz metinde toplar. Ayarlar → Gizlilik’teki parola gözlemleri bu bilgisayarda şifreli tutar. Parolayı unutursan bu notlar ne senin ne bizim tarafımızdan geri getirilebilir.